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Procès-verbal des réunions

Le procès-verbal rédigé par le secrétaire a pour but de consigner les informations données au comité ainsi que les avis recueillis auprès de ses membres dans les domaines où ces derniers exercent un pouvoir de consultation ou de gestion. La portée de ce procès-verbal est importante. C'est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion devront faire l'objet du plus grand soin.
Rédaction du procès-verbal
L'établissement d'un procès-verbal est rendu obligatoire par l'article R. 434-1 du Code du travail, qui met sa rédaction à la charge du secrétaire du comité, quel que soit l'objet de la réunion (information, consultation, voire demande d'avis conforme). Le secrétaire engagerait sa responsabilité pénale s'il négligeait de rédiger un procès-verbal, en rendait compte de manière erronée ou tardait exagérément à le rédiger. En cas d'empêchement, le secrétaire doit donc veiller à être remplacé par un secrétaire de séance ou un secrétaire adjoint.
Le président ne peut ni corédiger ni cosigner le
procès-verbal. Mais la pratique instaure souvent une rédaction en commun entre le secrétaire et le président, le projet étant alors soumis à l'approbation du comité. Un membre du comité ne peut non plus, s'il n'a pas été dûment mandaté par ses pairs, rédiger le procès-verbal.
Pas de moyens particuliers !
Si la loi donne une compétence exclusive au secrétaire du comité pour l'établissement des procès-verbaux, elle ne lui donne cependant pas de moyens particuliers. Il faut donc considérer que la rédaction du procès-verbal fait partie de ses fonctions indemnisées au titre du crédit d'heures et qu'elle doit être imputée sur ce temps.
Une majoration du crédit d'heures peut être demandée à l'employeur pour la rédaction de procès-verbaux plus volumineux.
Il est néanmoins admis que le secrétaire du comité d'entreprise puisse se faire assister dans sa tâche par du personnel de secrétariat avec l'accord du comité. Le comité peut ainsi engager une secrétaire sténographiste pour seconder le secrétaire du comité d'entreprise si la majorité des membres est d'accord (Cass. crim., 30 oct. 1990).
En revanche, l'employeur ne peut imposer que la secrétaire de direction établisse les procès-verbaux de délibération du comité et les diffuse à la place du secrétaire du comité (Cass. soc., 4 avr. 1990). Le secrétaire n'a pas non plus de délai précis pour rédiger le procès-verbal. Il suffit, en principe, qu'il soit rédigé et diffusé avant la réunion suivante. Néanmoins, certains procès-verbaux devant être transmis à l'administration, le secrétaire devra, par voie de conséquence, faire en sorte que l'employeur dispose dudit procès-verbal en temps voulu (par exemple, demande d'avis du comité d'entreprise dans le cadre du licenciement d'un délégué du personnel). Le secrétaire du comité dispose d'une liberté d'appréciation pour déterminer ce qui doit être reproduit et comment le reproduire
Contenu du procès-verbal
En pratique, il indiquera :
la date de la séance ; le nom des présents et absents ; les heures de début et de fin de séance.
Le procès-verbal peut contenir soit l'intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d'appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l'administration, l'employeur ne peut s'opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais dans la majorité des cas, le procès-verbal est une synthèse des débats et ne contient qu'un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Si le secrétaire opte pour cette seconde solution, il sera parfois conduit, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela pourra être l'objet de critiques de la part des intervenants s'ils estiment a posteriori, en lisant le compte-rendu, qu'ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s'opposer à sa diffusion. Enfin, le secrétaire peut décider de rédiger le procès-verbal dans un style littéraire ou sous forme de questions-réponses.
Interdictions
Le document diffusé par le secrétaire ne peut enfreindre l'obligation de discrétion qui s'impose aux membres du comité et ne doit contenir aucune inexactitude, propos injurieux, ou allégation diffamatoire (Cass. soc., 4 nov. 1981).
Le texte diffusé parmi le personnel ne doit pas non plus faire état de renseignements purement privés, par exemple une demande de prêt. Il ne peut faire état, lorsqu'il y a vote, des choix personnels des membres votants.
Dans la pratique, les secrétaires rédigent souvent deux épreuves : l'une contenant toutes les discussions de façon exhaustive, destinée à l'usage interne des membres du comité ; l'autre destinée au personnel, édulcorée des informations confidentielles notamment. À savoir : le secrétaire ne peut refuser de faire mention des débats relatifs aux consultations légales obligatoires. Il doit mentionner les informations qui ont été communiquées aux membres du comité conformément aux dispositions légales.
Adoption du procès-verbal
Les textes sont totalement muets quant aux modalités d'adoption du procès-verbal. Ils n'en réglementent ni le délai ni les modalités. Pour éviter tout litige dans ces domaines, il est donc préférable que le règlement intérieur du comité définisse des règles précises d'adoption du procès-verbal. Dans la pratique, le secrétaire établit et signe le procès-verbal ; il en transmet une copie à l'employeur ainsi qu'à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible. Dès l'ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions. Mais le secrétaire n'est obligé de tenir compte que des remarques de ceux qui adoptent le procès-verbal, c'est-à-dire les titulaires et le président. Le secrétaire ne peut s'opposer à la rédaction d'une autre version des faits si le nouveau texte est voté par plus de la moitié des membres présents comme une résolution. L'adoption du procès-verbal se faisant au plus tôt lors de la séance qui suit celle au cours de laquelle les débats se sont déroulés, c'est un ou deux mois plus tard (selon l'effectif de l'entreprise et la périodicité des réunions) que le procès-verbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire demandée par les membres du comité). Ce n'est qu'après l'adoption définitive du procès-verbal, modifié ou non, qu'il peut être diffusé.